A modern vállalatok számos rendszert használnak, amelyek különböző, a vállalati működéshez szükséges adatokat tartalmaznak: információkat a termékekről, szolgáltatásokról, beszállítókról, ügyfelekről stb. Ezeket a törzsadatokat gyakran több helyen tárolják – más rendszerek adataitól függetlenül. Előfordul, hogy valamely helyen végrehajtott változtatásoknak időbe telik, míg a többi rendszerben is megjelenik.
Néha ez a természetes növekedés eredménye, de okozhatja fúzió vagy felvásárlás is. Bármi is legyen az ok, függetlenül attól, hogy hány adatforrás vagy rendszer játszik szerepet, a törzsadatok kezelése fontos a vállalkozás sikeréhez, mivel az adatsilók gyakran szétválasztott, pontatlan és megbízhatatlan adatkészletet hoznak létre. Ha ezekre támaszkodunk üzleti döntések meghozatalakor, az nyilvánvalóan probléma.
Hiányzó vagy rossz minőségű adatok olyan döntéseket eredményeznek, amelyek egy kezdeményezés vagy egy egész vállalkozás kudarcához vezethetnek. Ez jelentheti marketing erőfeszítések elvesztegetését, rossz ügyfélélményeket, elszalasztott lehetőségeket. A termelékenység, a bevétel és az ügyfelek bizalma végül mind-mind csorbát szenvedhet a rossz adatminőség miatt. Itt jön képbe a törzsadatok kezelése.
Az adatkezelés elsajátítása
Leegyszerűsítve az a törzsadatok kezelése lényege, hogy az adatok még azelőtt helyesen kezeljük, mielőtt valamit elrontanánk. A törzsadatkezelés egyben annak is a biztosítása, hogy a vállalkozás kritikus adatai egyetlen, valós verzióban léteznek. A termékek, szállítók, beszállítók, partnerek, ügyfelek, alkalmazottak mind a törzsadatok formái. Ezen adatok általában egyediek és elkülönülnek a tranzakciós adatoktól. A törzsadatok kezelése szoftvertechnológiák és folyamatok segítségével valósul meg, amelyekkel ezen adatelemek létrehozhatók, frissíthetők, törölhetők és terjeszthetők a kritikus üzleti rendszerekben.
Célunk, hogy egyetlen igazságforrást hozzunk létre a szervezet legkritikusabb adatai és fenntartási folyamatai számára. Ez azt jelenti, hogy a marketing, az értékesítés, az ellátási lánc menedzsment, a gyártás vagy bármely más, a fent felsorolt entitásokhoz kapcsolódó bármely folyamat adatait össze kell gyűjteni, és ezen adatokat egyetlen hivatkozási pontként elérhetővé kell tenni minden tartomány és üzleti rendszer számára.
A sikeres törzsadatkezelés az alábbi előnyökkel jár:
A valós idejű adatokhoz való hozzáférés – ahelyett, hogy a kritikus elemek duplikálása és kezelése emberi erőforrás segítségével történne – drámaian csökkenti az új termék piacra kerülési idejét.
- Javuló bevételek
A pontos adatok biztosítják, hogy a megfelelő rendeléseket a megfelelő emberek megfelelő időben kapják meg.
- Fokozott innováció
Mivel a pontos eladói, vevői, beszállítói és alkalmazotti adatok könnyen elérhetők, az új termékek fejlesztése hatékonyabbá válik.
- Jobb ügyfélélmény
A személyre szabott és konzisztens ügyfélélménynek köszönhetően a csatornákon átívelő ügyfélhűség nő, ezzel együtt az értékesítés is.
Indulás és bevezetés
A láthatóan nyilvánvaló előnyök ellenére sok szervezet még mindig küzd az adatkezeléssel. Ennek egyik legnagyobb oka, hogy a törzsadatkezelés bevezetése számos változással jár.
Gyakran előfordul, hogy egy vállalatnál úgy döntenek, bevezetnek egy új törzsadatkezelő rendszert, azaz bevezetik a törzsadatok létrehozására, frissítésére és törlésére vonatkozó szabályokat és űrlapokat, majd a felhasználók kezébe adják, hogy mostantól használják. Ekkor azonban megakad a folyamat: a felhasználók rájönnek, hogy nem rendelkeznek az összes szükséges információval, nem tudják, hogy kell helyesen használni a rendszert. Megfelelő folyamatokra van szükség ahhoz, hogy az adatszolgáltatók megértsék, hogy ezen új folyamatok javítják a vállalati teljesítményt és egyszerűsítik a kulcsfontosságú vállalati rendszerekkel való mindennapi interakciókat. A sikeres bevezetéshez meg kell értenünk, hogy a felhasználók hogyan végzik a dolgukat. A törzsadatkezelés megvalósításához széles körű üzleti, informatikai és vezetői szintű támogatásra van szükség. Ellenkező esetben ugyanis az adatszolgáltatók visszaléphetnek, és a „ha nem romlott el, ne javítsd meg” szemléletet képviselik. Lehet, hogy az üzleten belül az emberek nem bánják, ha az Excel táblázatokra támaszkodnak, mert ezt szokták meg, és nem igazán akarnak valami mást kipróbálni. Gyakran ez a vonakodás nagyrészt annak hiányából fakad, hogy nem értik, hogy a rossz minőségű adatok hogyan befolyásolják az üzlet szinte minden aspektusát, és hogyan válhatnak az egyének a megoldás részévé.
Az oktatás kulcsfontosságú
A törzsadatkezelés iránti elkötelezettség megszerzésének – majd sikeres megvalósításának – alapvető eleme az oktatás. A vállalkozásoknak segíteniük kell a vállalaton belül dolgozókat abban, hogy megértsék a rossz adatok valódi hatását és a megfelelő törzsadatkezeléssel elérhető előnyöket. Ez magában foglalja annak megértését is, hogy ez hogyan fogja javítani mindennapi munkájukat és hogyan fogja pozitívan befolyásolni a céges folyamatokat. A legtöbb esetben az emberek nem igazán értik, hogy a nem megfelelő adatok elhelyezésének milyen negatív hatásai vannak. Nem arról van szó, hogy szándékosan próbálnak rossz adatokat létrehozni; egyszerűen csak nem tudják, hogy egy folyamat elején egy apróság – mondjuk egy anyag rossz leírása – hatással lehet az üzletre, és hogy ez később milyen sokba kerülhet. A trükk az, hogy segítsünk az embereknek megérteni, hogyan lehetnek a megoldás részesei.
Kezdjük kicsiben
Egy másik dolog, amit a törzsadatkezelés megvalósításakor szem előtt kell tartanunk, hogy a változásoknak óvatosnak kell lenniük, nehogy túl gyorsan túl sokat akarjuk. Bevezetések során előfordulhat, hogy gyors győzelmeket keresünk, hogy fel tudjuk mutatni az üzleti megtérülést. Azonban nem elvárható, hogy egy teljesen átalakított folyamat a bevezetés pillanatától kezdve tökéletesen működjön. A vállalatok számára célszerű egy olyan szempontot figyelembe venniük, amely olyan mérhető KPI-vel rendelkezik, ahol látható a javulás. Kezdjük el egy területen, majd bővítsük a területeket a már javított folyamatok segítségével. A törzsadatok kezelése nem egy „nagy durranás”, hanem egy lassú, aprólékos folyamat.
Az adatkezelési lehetőségek elsajátítása
A törzsadatok kezelése nem is csodaszer, és nem is egyszerű. Akik azonban már elindultak ezen az úton, egyetértenek az értékével. A folyamatok összehangolására és az adatminőség érvényesítésére irányuló folyamatos erőfeszítéssel biztosak lehetünk benne, hogy törzsadatok pontosak és megbízhatóak. A törzsadatkezelés vállalati szintű bevezetése megterhelő lehet. Az oktatással és a részvétel megszerzésével kell kezdeni, miközben azt is meg kell érteni, hogy mint a legtöbb dolog, ez is egy folyamat, nem pedig egy cél.
Forrás: datasciencecentral.com